Vous êtes coordinateur.trice

Pour télécharger les récapitulatifs, cliquez sur la vignette de votre choix :

1. Création de réunion

1.1. Planifier une réunion

Pour planifier une réunion, vous pouvez le faire soit depuis l’application Teams, soit depuis l’application de bureau Outlook. Je vous recommande cette dernière méthode. Comment faire ?

  1. Créez un événement Outlook comme vous le feriez habituellement : date, heures, adresses emails…
  2. Cliquez sur le bouton “Réunion Teams” en haut de la barre d’outils de l’événement
  1. La réunion se transforme en événement Teams, vous voyez que le champ “Emplacement” est automatiquement complété par “Réunion Microsoft Teams”. Par ailleurs, un élément se rajoute dans le corps de texte de la réunion (encadré en vert sur l’image ci-desous). Cet élément reprend deux éléments importants :
    • le lien vers la réunion Microsoft Teams sur “Rejoindre la réunion Microsoft Teams”
    • les options de réunion permettant de configurer certains éléments (voir ci-dessous)

1.2. Inviter les participants à la réunion

Pour inviter les participants à la réunion, deux méthodes sont possibles :

  1. Ajouter leur adresse email dans le champ de destinataire lors de la création de la réunion ;
  2. Envoyer le lien de la réunion Microsoft Teams aux personnes concernées.

C’est cette deuxième méthode que je vous recommande. Concrètement, comment faire cela ? Deux étapes :

  1. Récupérer le lien : Dans le corps du texte de la réunion (encadré en vert ci-dessus), faites un clic-droit sur “Rejoindre la réunion Microsoft Teams” et copier le lien.
  2. Envoyer le lien : Pour ce faire, vous pouvez soit l’envoyer par email aux participants ou mieux encore ajouter le lien sur Moodle (voir tuto ici). En faisant cela, les participant.e.s auront toutes les informations liées à leur formation en un unique endroit : sur la plateforme Moodle. Vous souhaitez tout de même qu’ils reçoivent un email ? Postez une annonce sur Moodle : un email est automatiquement envoyé à toutes les personnes inscrites au cours.

⚠️ Si vous envoyez le lien, nous vous recommandons de préciser aux participants de se connecter à Teams par le navigateur et de ne pas ouvrir la réunion depuis leur éventuelle application Teams sur leur bureau.

1.3. Options de la réunion

Les options de la réunion permettent de changer différents paramètres propres à une réunion. Les paramètres de la réunion peuvent être atteints de trois manières :

  1. En cliquant sur “Options de la réunion” dans le corps du message de l’invitation envoyée
  1. En cliquant sur “Options de la réunion” depuis la réunion dans le calendrier de Teams
  1. Lorsque la réunion a commencé, les options sont aussi accessibles via l’onglet “Participants” > … > “Gérer les autorisations”

Dans les trois cas, un onglet est ouvert dans votre navigateur et est similaire à ceci :

Nous allons voir ensemble les différents paramètres :

1.3.1. Salle d’attente

Cette option vous permet de décider qui doit passer par une salle d’attente avant de pouvoir accéder à la réunion. Cela veut dire qu’il faut accepter les personnes demandant de rentrer dans une salle de réunion. Ceci peut être pratique pour éviter que des personnes non inscrites à la formation ne rejoigne la réunion mais cela demande également d’être attentif à la salle d’attente pour accepter les personnes demandant de rentrer dans la salle.

La recommandation est d’utiliser l’option “Tous“, sauf cas particuliers.

⚠️ Attention : à l’heure actuelle, la réunion ne démarre pas si une personne avec une adresse @ulb.be ne s’est pas connectée à la réunion, même en utilisant le paramètre “Tous“.

1.3.2. Choix du présentateur

Par défaut, tous les membres de la réunion sont des présentateurs. Il est toutefois possible de changer cela afin que les apprenants soient des participants, et seuls les intervenants des présentateurs.

Pour faire cela, rendez-vous dans les “Options de la réunion” et modifier le paramètre “Qui peut présenter ?” en “Moi uniquement”. Lors de la réunion, il sera possible d’ajouter d’autres présentateurs (voirAjouter un co-présentateur).

Voici un court extrait vidéo expliquant comment faire cette procédure :

Le présentateur a plusieurs droits que les participants n’ont pas. Il peut :

  • Gérer les participants depuis la liste des participants, en ce compris :
    • changer le rôle des participants ;
    • supprimer des participants ;
    • admettre des personnes dans la salle d’attente
  • Partager son écran
  • Démarrer et arrêter l’enregistrement
  • Couper le micro des autres participants

Un comparatif détaillé des droits des présentateurs et participants est disponible sur le site de Microsoft à ce lien.

2. Gestion des enregistrements

Avant de faire et partager un enregistrement, il est important de valider cela en interne. Il n’est pas pertinent ni nécessaire d’enregistrer tous les cours donnés.

2.1. Gestion des vidéos Teams

2.1.1. Retrouver une vidéo dans Stream

Les enregistrements Teams sont accessibles par deux moyens :

  • soit dans la conversation de la réunion qui a été enregistrée : se rendre dans la conversation, cliquez sur les trois petits points à droite de l’enregistrement, sélectionnez “Ouvrir dans Microsoft Stream”
  • soit directement depuis le site de Microsoft Stream si vous êtes propriétaire de la vidéo : allez dans l’onglet “Mon contenu” > “Vidéo” et puis sélectionnez la vidéo de votre choix.

2.1.2. Modifier les paramètres d’une vidéo

Lorsque vous êtes sur la vidéo dans Stream, cliquez sur les 3 petits points, plusieurs options sont disponibles :

  • Ajouter au groupe / à la chaîne : permet de modifier les paramètres de partage
  • Mettre à jour les détails de la vidéo : permet de modifier le titre et la description de la vidéo, modifier les paramètres de partage de la vidéo et ajouter et éditer des sous-titres.
  • Rogner la vidéo : permet de couper le début et/ou la fin de la vidéo
  • Remplacer la vidéo : permet de remplacer la vidéo par une autre vidéo
  • Supprimer : supprime définitivement la vidéo
  • Télécharger la vidéo : permet de télécharger la vidéo sur votre ordinateur

Les paramètres de partage vous permettent de modifier qui est propriétaire de la vidéo et qui peut l’afficher. Il est possible de faire le partage avec des personnes (avec une adresse ULB), des chaînes (liées à Stream) ou des groupes (liés aux équipes Teams).

Par défaut, les personnes invitées à la réunion peuvent voir la vidéo et la personne qui a lancé l’enregistrement est propriétaire de la vidéo. Il est donc important de paramétrer les options de la réunion afin que ça ne soit pas un participant qui lance l’enregistrement.

Pour ajouter des droits d’accès, écrivez les premières lettres du nom de la personne ou du groupe dans la barre de recherche et faites “Entrée”. Une série de propositions sera ensuite faite, cliquez sur celle qui vous intéresse et validez.

Vous pouvez également ouvrir l’accès à votre vidéo à l’ensemble de la communauté de l’ULB. Pour cela, cliquez sur “Mettre à jour les détails de la vidéo” et sélectionnez “Autoriser toutes les personnes de votre entreprise à regarder cette vidéo”.

2.2. Partage des vidéos

Si le public à qui est destinée la vidéo a une adresse ULB, la vidéo est mise en ligne sur Microsoft Stream. Attention à bien adapter les paramètres de partage (voir ci-dessus).

Si certaines personnes à qui est destinée la vidéo n’ont pas d’adresse ULB, il faut alors partager la vidéo d’une autre manière.

Deux solutions s’offrent à vous :

  • Héberger la vidéo sur une autre plateforme d’hébergement classique (YouTube, Viméo, Dailymotion…). Un compte YouTube “HeLSci – cours” a été créé spécifiquement pour ceci.
  • Envoyer la vidéo par WeTransfer aux personnes concernées.

3. Améliorer son expérience Teams

3.1. Changer les paramètres de Teams

Les paramètres de Teams sont accessibles en cliquant sur votre photo de profil en haut à droite, puis “Paramètres”.

Voici quelques propositions de paramètres pour améliorer votre expérience Teams.

  • Général
    • Thème : foncé (meilleur pour les yeux)
    • Disposition : liste (voir le point 3.3 pour plus de détails sur l’impact de ce paramètre)
    • Activer l’expérience de réunion : permet que les appels soient automatiquement ouverts dans une nouvelle fenêtre > plus facile pour consulter Teams (documents, autres conversations…) en même temps qu’une réunion.
  • Confidentialité
    • Gérer l’accès prioritaire : permet à certains contacts de vous joindre quand vous avez le statut “Ne pas déranger” (voir point 3.2)

3.2. Utiliser les statuts Teams

Dans Teams, vous pouvez voir à côté de votre photo de profil et de celles des autres personnes une petite boule de couleur correspondant au statut de disponibilité de cette personne (disponible, occupé, absent, non connecté…). Vous pourrez trouver la signification exacte de ces statuts sur cette page de Microsoft, ces statuts se mettent automatiquement à jour sur base de votre calendrier et appels en cours.

Vous pouvez également changer manuellement votre statut en cliquant sur votre photo en haut à droite de Teams et en choisissant un autre statut. Vous pouvez également définir un message de statut qui s’affichera quand quelqu’un veut communiquer avec vous.

Si vous mettez votre statut en “Ne pas déranger“, seuls les contacts avec un Accès prioritaire pourront vous appeler, les autres seront automatiquement redirigés vers votre messagerie. Pour gérer les accès prioritaires, vous pouvez vous référer à la section précédente sur les paramètres de Teams.

3.3. Ranger et classer ses équipes

3.3.1. Affichage des équipes

Deux affichages différents des équipes existent : sous forme de grille ou sous forme de liste. L’affiche grille est l’affichage par défaut mais je vous recommande de tester l’affichage liste qui est, selon moi, plus pratique et permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble de ses équipes.

Pour changer d’une vue à l’autre, vous devez modifier les paramètres d’affichage soit via les paramètres généraux (voir ci-dessus), soit via la molette dans l’onglet équipe

3.3.2. Organiser ses équipes

  • Déplacer l’ordre de ses équipes : cliquez sur l’équipe et faites glisser le nom de l’équipe n’importe où dans votre liste d’équipes.
  • Masquer certaines équipes : cliquez sur les trois petits points à côté de l’équipe et cliquez sur “Masquer”. L’équipe s’affichera en bas de la liste des équipes sous “Equipes masquées”.

Ces deux astuces vous permettent ainsi de ne voir que les équipes qui vous intéressent et de retrouver celles que vous utilisez habituellement en premier.

Plus d’infos sur le support de Microsoft

3.3.3. Quitter une équipe

Si vous n’avez plus besoin de certaines équipes, vous pouvez quitter une équipe en cliquant sur les trois petits points à côté de l’équipe et cliquez sur “Quitter l’équipe”.

3.4. Organiser ses messages et conversations

Différentes possibilités s’offrent à vous pour organises ses messages et ses conversations :

  • Pour les messages, cliquez sur les trois petits points à côté du message, une série d’options s’ouvrent vous permettant de :
    • Enregistrer ce message
    • Marquer comme non lu

Vous retrouverez les messages enregistrés en cliquant sur votre photo de profil en haut à droite et puis sous “Enregistré”.

  • Pour les conversations personnelles, cliquez sur les trois petits points à côté de la conversation, une série d’options s’ouvrent vous permettant de :
    • Séparer la conversation pour l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre
    • Marquer comme non lue
    • Epingler une conversation

3.5. Communiquer dans une équipe

3.5.1. Les équipes

Les équipes sont très pratiques mais attention à ne pas vouloir faire une équipe pour tout et n’importe quoi. 😉 Avant de créer une équipe, regardez si vous ne pouvez pas plutôt faire une conversation de groupe ou un canal (public ou privé) dans une équipe déjà existante.

De manière générale, le mot “équipe” est à prendre au sens littéral du terme : une équipe Teams ne doit être créée que en transposition d’une équipe réelle.

3.5.2. Synchroniser les fichiers d’un canal sur son ordinateur

Je vous invite à consulter cette vidéo expliquant cela. 🙂

N’hésitez pas à consulter la page suivante reprenant le tutoriel pour les intervenant.e.s répondant à la question de comment gérer une réunion.

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