Vous êtes intervenant.e.s

Le document suivant reprend un résumé du tutoriel afin de vous guider lors de vos réunions :

Pour télécharger le résumé, cliquez sur la vignette :

I. Créer et gérer une réunion

Introduction générale

Pour mieux comprendre comment une réunion Teams fonctionne, nous vous invitons à suivre la vidéo d’introduction suivante. Celle-ci vous permettra de découvrir comment faire une série d’opérations classiques lors d’un appel réunion, tels que :

  • Activer / désactiver votre micro et caméra
  • Voir la liste des participants (56 sec)
  • Enregistrer la séance (1 min 53)
  • Utiliser le chat de conversation (ou clavardage) (2 min 10)
  • Partager l’écran (3 min 30)
  • Utiliser le tableau blanc (4 min 24)
  • Utiliser les notes de réunion (5 min 23)

L’image ci-dessous permet de rapidement résumer les actions liées à chaque action disponible sur la barre d’action :

1. Avant la réunion

1.1. Préparer son environnement

Vous trouverez dans le document PDF ci-dessous quelques astuces pour se filmer avec sa webcam !

6 astuces pour se filmer avec sa webcam

Téléchargez les astuces en PDF en cliquant sur la vignette :

1.2. Gérer les périphériques vidéo et de son

Par défaut, les périphériques vidéo, de haut-parleur et de micro sont ceux de votre ordinateur. Si vous branchez un casque ou un micro, Teams adapte automatiquement le périphérique utilisé. Toutefois, si vous souhaitez les modifier : depuis la réunion, cliquez sur les trois petits points > Paramètres de périphériques ; un volet sur la droite s’ouvre vous permettant de :

  • sélectionner la source souhaitée pour chacun des périphériques ;
  • adapter le volume des haut-parleurs ;
  • vérifier la sortie micro pour vérifier que vous êtes audibles.

1.3. Empêcher les participants d’activer leur micro

Depuis l’onglet “Participants”, cliquez sur les trois petits points puis sur “Ne pas autoriser les participants à activer le son”.

Attention : cette option n’est disponible que si vous êtes présentateur de la réunion.

1.4. Inviter quelqu’un à la réunion lors de la réunion

Rendez-vous dans l’onglet “Participants” de la réunion :

  • S’il s’agit d’un membre de l’ULB ou d’une personne qui a déjà été invitée dans le passé, vous pouvez la chercher dans la barre de recherche :
  • Vous pouvez également copier les informations de participation depuis l’onglet Participant en cliquant sur le symbole encadré en rouge dans l’image ci-contre.

Attention, le message copié est en HTML, à envoyer via email pour un rendu exploitable.

1.5. Ajouter un co-présentateur à la réunion

Pour ajouter d’autres présentateurs, vous pouvez le faire en vous rendant dans l’onglet “Participants”, à côté du participants de votre choix, cliquez sur les … et sélectionnez “Désigner comme présentateur” :

Attention : cette option n’est disponible que si vous êtes présentateur de la réunion.

2. Au début d’une réunion

2.1. Enregistrer une réunion

L’enregistrement de la séance se fait via le bouton “Démarrer l’enregistrement” se trouvant sous les 3 petits points dans la barre de navigation de la réunion Teams. Une fois l’enregistrement commencé, un bouton rouge. Attention : seuls les présentateurs peuvent démarrer et arrêter l’enregistrement.

Une fois l’enregistrement terminé, la vidéo s’affiche dans la conversation de la réunion. Attention, l’enregistrement ne pourra être visionné que par les personnes ayant une adresse de l’institution (@ulb.be). La gestion des enregistrements est gérée par le coordinateur.trice de la formation.

2.2. Partager son écran

Cette partie a été abordée dans la vidéo d”introduction. Comme il s’agit d’un point important, voici une seconde explication :

  1. Ouvrez le contenu que vous souhaitez partager sur votre ordinateur (vidéo, PowerPoint, PDF…)
  2. Cliquez sur le bouton “Partager du contenu
  1. Sélectionnez le bouton “Inclure le son de l’ordinateur” si vous partagez une vidéo
  2. En-dessous de “Fenêtre”, sélectionnez le contenu que vous avez ouvert au point 1 (il se peut qu’il faille dérouler vers le bas jusqu’à ce que vous la voyiez).

Pour arrêter le partage d’écran, cliquez sur le bouton suivant :

Pour aller plus loin :

Si vous partagez un PowerPoint, vous pouvez cliquez sur le bouton “Parcourir” et puis “Charger à partir de mon ordinateur” de manière à sélectionner le PowerPoint de votre choix sur votre ordinateur. Celui-ci sera ainsi téléchargé en ligne et vous pourrez le diffuser directement depuis Teams.

Vous pourrez naviguer dans votre présentation avec les flèches ainsi qu’arrêter la présentation du PowerPoint en cliquant sur “Arrêter la présentation”. Par défaut, les apprenant.e.s peuvent se balader par eux même dans la présentation. Vous souhaitez qu’ils restent à votre rythme ? Cliquez sur l’œil.

3. Pendant la réunion

3.1. Faire un sondage

Pour faire un sondage, plusieurs possibilités s’offrent à vous. Voici une brève présentation de ces méthodes :

  1. Indiquer les alternatives dans des messages séparés dans le chat et demander aux participants de liker leur préférée. Exemple :
  1. Faire un sondage en utilisant une application externe comme Wooclap. Créez le sondage sur Wooclap ou Mentimeter et partagez le lien dans le chat.
  2. Créez un sondage en utilisant Forms, directement depuis l’application Teams. De nouveau, je vous invite à regarder comment faire ça en vidéo tutoriel :

3.2. Utiliser le tableau blanc

Cette partie a été abordée dans la vidéo d’introduction. Le principe est similaire au partage d’écran mais vous devez dans ce cas sélectionner “Tableau blanc” tout à droite :

Vous pouvez ensuite utiliser ce tableau blanc soit seul.e, soit de manière collaborative (les apprenant.e.s peuvent aussi écrire dessus). Divers types de marqueurs et couleurs sont à votre disposition.

⚠️ Attention :

  • Quand vous partagez le tableau blanc, vous coupez tout autre partage d’écran qui serait actuellement en cours.
  • Les participants non @ulb.be ne peuvent pas voir le tableau blanc.

3.3. Utiliser les breakout rooms

⚠️ Seul l’organisateur de la réunion peut créer et modifier des breakout rooms.

3.4. Prendre le contrôle d’un écran

Quand quelqu’un partage son écran, vous pourriez avoir à prendre le contrôle de l’écran de cette personne. Ceci pourrait par exemple être utile pour aider un étudiant sur l’utilisation d’un logiciel. Pour faire cela :

  1. L’étudiant partage son écran
  2. Le professeur appuie sur le bouton “Demander le contrôle” dans la barre de tâche de Teams (en bas)
  3. L’étudiant autorise la prise de contrôle

La vidéo suivante reprend cette démarche :

4. A la fin de la réunion

4.1. Télécharger la liste des participants

Depuis l’onglet “Participants”, cliquez sur les trois petits points et sélectionnez “Télécharger la liste des participants”.

La liste sera téléchargé sur votre ordinateur (normalement dans le dossier “Téléchargements”) sous le nom “meetingAttendanceList.csv”. Ce document reprend les noms des personnes et les heures d’arrivée et de départ de la réunion.

Seuls les présentateurs peuvent télécharger cette liste.

⚠️ Si cette liste n’est pas téléchargée avant de terminer la réunion, il n’est pas possible de la récupérer d’une autre manière. Une mise à jour de Teams devrait permettre de télécharger la liste par après !

4.2. Clôturer une réunion

Lorsque vous appuyez sur le téléphone rouge, vous quittez la réunion mais les autres participants peuvent continuer la réunion sans vous. Si vous n’avez pas arrêter l’enregistrement, celui-ci continue également.

Afin de clôturer la réunion pour tous, vous devez appuyer sur “Mettre fin à la réunion”, sous les 3 petits points. De cette manière, tout le monde est déconnecté en même temps et l’enregistrement s’arrête automatiquement.

II. Créer des vidéos avec Microsoft Teams

Dans ce tutoriel vous apprendrez à :

  1. Vous préparer pour l’enregistrement de votre vidéo
  2. Démarrer l’enregistrement et présenter les contenus
  3. Partager la vidéo avec la coordination de votre formation

Important

  • Pour utiliser Microsoft Teams, votre compte Office 365 doit être activé -gratuit pour tous les membres du personnel de l’ULB et ceux disposant d’un compte FormCont.
  • L’interface de Microsoft Teams change selon que vous utilisez l’application en ligne (web app) ou l’application de bureau. Nous vous recommandons d’utiliser l’application de bureau.
  • Le traitement des vidéos dans Stream, la solution d’hébergement des vidéos, peut-être important, surtout si vos enregistrements sont longs. Pensez à réaliser vos vidéos à l’avance et, dans la mesure du possible, essayez de réduire la afin de proposer des enregistrements de 15 à 30 minutes maximum.
  • Ne branchez pas de deuxième écran pendant vos enregistrements, cela pourrait entrainer des problèmes techniques.
  • Si possible, munissez-vous d’un micro-cravate o un micro externe à l’ordinateur.
  • Prévoyez un endroit au calme et bien éclairé pour effectuer l’enregistrement.
  • Préparez et testez à l’avance tous les matériaux que vous comptez partager -diaporama, tableaux, etc.
  • Ce tutoriel est une adaptation de celui du CAP conçu pour les intervenants du HeLSci.

1. Se préparer pour l’enregistrement

Consultez les conseils disponibles ci-dessus ! Consultez les 6 astuces pour se filmer avec sa webcam.

2. Démarrer l’enregistrement et présenter les contenus

Vous devez démarrer une réunion. Chaque réunion vous permettra de réaliser autant de vidéos que nécessaire !

2.1. Lancer la réunion

Marche à suivre :Allez le calendrier de votre bureau Teams puis, lancez la réunion en cliquant sur « démarrer une réunion ».

  • Dans le champ “Voulez-vous ajouter un sujet” indiquez le titre souhaité pour la vidéo. Nous vous conseillons d’au moins indiquer le mnémonique du cours et le sujet général de la vidéo afin de pouvoir identifier aisément l’enregistrement par la suite.
  • En allant sur l’onglet « fond d’écran », vous pouvez « Flouter mon arrière-plan ».
  • L’audio de l’ordinateur est déjà activé, ainsi que le micro et le haut-parleur. Si vous connectez un micro externe, celui-ci sera détecté par le système.

Cliquez sur “Rejoindre maintenant” pour lancer la réunion. L’enregistrement ne se  lancera pas de suite, il faudra le lancer quand vous serez prêt.

2.2. Lancer l’enregistrement

A noter : vous serez le seul à avoir accès à vos enregistrements pour le moment donc pas d’inquiétude !

Marche à suivre :

  • Fermez le volet « Participants » ( à droite) en cliquant sur la croix.
    • Vérifiez que votre webcam est activée et prenez le temps de régler l’angle de la prise de vue. Dans la mesure du possible, essayez d’éviter d’avoir en arrière-plan des éléments distractifs (affiches, etc.) et essayez de ne pas vous placer en contre-jour afin d’être bien visible.

Vous ne souhaitez pas être filmé ? Nous recommandons, pour tous les formats d’enregistrement, de prévoir, a minima, un enregistrement via webcam en début et en fin de vidéo afin de casser le sentiment d’isolement qui peut survenir dans les cours en ligne. Mais si vous ne souhaitez vraiment pas être filmé, désactivez dès à présent la webcam en cliquant sur  « Désactivé ».

  • Lancez l’enregistrement en cliquant sur l’icône “…” puis en choisissant “Démarrer l’enregistrement. Attendez que le petit cercle passe au rouge pour commencer votre enregistrement

Attention : votre enregistrement ne démarrera que quand le cercle passera au rouge.

2.3. Présenter les contenus

La marche à suivre dépend du ou des formats que vous souhaitez enregistrer pendant votre vidéo.

Pour  vous  enregistrer  via la webcam (face caméra) : vous n’avez rien de plus à faire. Donnez votre cours comme d’habitude.

Pour  enregistrer  un  support     de  cours  (slides  sonorisés) : il  faut   partager  l’activité  de  votre  écran et sélectionner votre support de présentation que vous avez préalablement ouvert.

Marche à suivre :

  •  Commencez pas désactiver la webcam en cliquant sur l’icône représentant une caméra. Si vous ne désactivez pas votre webcam pendant le partage d’écran, une miniature sera automatiquement ajoutée en bas à droite de l’image pendant toute la durée du partage. Afin d’encourager l’attention sur ce que vous allez partager, nous vous conseillons de ne pas laisser votre webcam allumée.
    • Partagez votre écran : cliquez sur l’icône de la flèche dans l’écran pour ouvrir les options de partage d’écran.
  • Choisissez l’option permettant le partage de votre bureau (et non d’une fenêtre ou d’un outil en particulier) cela vous évitera des soucis techniques pendant l’enregistrement. Dans le menu qui s’ouvre, dans la zone nommée « Bureau », sélectionnez la miniature nommée « Écran n°1 ». Microsoft Teams vous indique immédiatement la zone enregistrée à l’aide d’un cadre rouge.
  • Choisissez également l’option permettant d’inclure le son de l’ordinateur. Ceci vous permettra d’enregistrer le sont des vidéos et des diaporamas.

Attention : Si vous êtes un utilisateur de PowerPoint, nous vous déconseillons de partager directement votre support de présentation comme proposé par Teams via l’option « parcourir ». Ce système pose des problèmes à l’enregistrement et vous n’aurez plus accès aux fonctionnalités de présentation comme la possibilité de transformer votre souris en pointeur (voir plus bas).

  • Ouvrez le support de présentation que vous souhaitez partager (avec PowerPoint ou Keynote) et lancez-le comme vous en avez l’habitude.

Teams enregistre maintenant tout ce que vous dites au fur et à mesure où vous faites défiler vos slides.

A noter : les utilisateurs de PowerPoint peuvent, une fois la présentation lancée, faire des annotations sur les slides avec leur souris ou transformer leur souris en pointeur en faisant un clic droit avec la souris puis en choisissant « Options du pointeur ».

Pour arrêter le partage d’écran : cliquez sur l’icône d’écran marqué d’une croix dans le carré de commande qui est apparu en bas à droite de votre écran au lancement du partage.

  • Réactivez votre webcam une fois le partage terminé en cliquant sur l’icône de la caméra barrée.

Pour enregistrer l’activité de votre écran (screencast) : la marche à suivre est la même que celle explicitée pour les slides sonorisés mais au lieu d’ouvrir une présentation, vous pouvez ouvrir n’importe quel programme ou site internet que vous souhaitez partager.

Pour arrêter le partage : cliquez sur l’icône d’écran marqué d’une croix dans le carré de commande en bas à droite de votre écran et réactivez la webcam.

2.4. Réaliser des annotations sur le tableau blanc

La marche à suivre est également la même que pour les slides sonorisés ou le screencast mais vous allez cette fois partager votre tableau blanc en ligne. Réalisez sur ce tableau blanc vos annotations comme vous l’auriez fait en salle de classe.

Attention : N’utilisez pas le tableau blanc proposé par Microsoft Teams. Tout ce que vous y annoterez ne sera pas enregistré. Enregistrez vos tableaux via l’ouverture de l’application.

2.4. Mélanger plusieurs formats d’enregistrement :

Pour ce faire, il vous suffit d’activer le partage d’écran ou modifier ce que vous partagez à l’écran quand vous souhaitez changer de format d’enregistrement. Pour alterner des images de vous et des slides sonorisés par exemple, activez et désactivez le partage d’écran. Pour passer des slides sonorisés au tableau blanc en ligne, fermez ou réduisez votre support de présentation et ouvrez votre outil tableau blanc dans votre navigateur web.

2.5. Arrêter l’enregistrement

Coupez l’enregistrement en raccrochant. Pour ce faire, cliquez sur l’icône rouge – pictogramme du téléphone.

Votre enregistrement est automatiquement stocké dans la solution que nous recommandons pour l’hébergement des vidéos : Stream. Vous n’avez rien à faire.

Attention : Le traitement peut mettre du temps (de quelques minutes à quelques heures en fonction de la durée de votre enregistrement).

3. Partager l’enregistrement

Vérifiez le résultat obtenu : dès que Microsoft Teams aura terminé de traiter votre vidéo, vous recevrez un mail indiquant que la vidéo est prête dans le Stream. Vous pouvez aussi aller directement sur vitre Stream.

Marche à suivre :

  • Allez dans votre  Stream via le lien envoyé par mail ou en allant sur l’application.  La vidéo s’affichera en tête de liste de vos  contenus vidéo.

3.1. Mettre à jour les détails de la vidéo

Cliquez sur le pictogramme du crayon. Dans cet onglet vous pouvez modifier le titre de votre vidéo, ajouter une description et choisir la photo de présentation. Après, cliquez sur « appliquer ».

3.2. Partager la vidéo via l’hyperlien

A droit de la vidéo, vous trouverez les différents paramètres de modification et de partage. Cliquez sur les « … », puis allez sur « partager ».

Copiez le lien  proposé :

Vous envoyez l’hyperlien par mail à la coordination de votre formation et  la vidéo sera postée sur Moodle !

Vous éprouvez des difficultés ? Remplissez ce formulaire et nous vous recontacterons dans les plus brefs délais.

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